Theo nhóm tác giả, thực hiện chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính trong các cơ quan nhà nước, hiện nay trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi đã áp dụng nhiều phần mềm như phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm một cửa điện tử, phầm mềm kế toán, ... nhưng chưa có phần mềm quản lý công việc phục vụ công tác điều hành, quản lý trong các cơ quan nhà nước, dẫn đến một số hạn chế trong quản lý, điều hành như: Sai sót, nhầm lẫn thông tin trong quá trình tổng hợp; mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, tổng hợp thông tin khi cần thiết; khi có nhu cầu xem thông tin để tham khảo, phục vụ cho các quyết định thì chưa có nơi tra cứu một cách đầy đủ và tin cậy; ... Vì vậy, phần mềm Quản lý công việc sẽ phục vụ một cách có hiệu quả công tác quản lý điều hành của cơ quan; sản phẩm có nhiều chức năng quản lý như: Thông tin nhân viên, nhiệm vụ/dự án, báo cáo tuần cá nhân, báo cáo giao ban, lịch làm việc, kế hoạch, tiến độ công việc, đánh giá nhân viên, nghỉ phép. Các chức năng của phần mềm sẽ hỗ trợ, giúp cho công tác quản lý trở nên toàn diện, khoa học và hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý công việc triển khai theo từng cơ quan, đơn vị độc lập, cấp phát tài khoản người dùng cho tất cả nhân viên trong cơ quan theo 4 nhóm đối tượng: Lãnh đạo cơ quan (quyền lãnh đạo), người phụ trách công tác báo cáo, tổng hợp (quyền chỉnh sửa), trưởng phòng chuyên môn (quyền trưởng phòng) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan. Phần mềm có thể triển khai trên môi trường inetrnet hoặc trong mạng nội bộ (LAN); các tài khoản truy cập vào địa chỉ đăng nhập qua trình duyệt web từ internet hoặc từ mạng LAN và khai thác thông tin theo quyền truy cập đã được phân.

Giải pháp phần mềm quản lý công việc được hoàn thiện và đưa vào ứng dụng từ giữa năm 2014, qua thời gian áp dụng phần mềm đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực. Giúp cho lãnh đạo cơ quan chủ động tra cứu, nắm tình hình triển khai công việc, nhiệm vụ của nhân viên, lịch công tác của cơ quan. Phần mềm giúp cho công tác đánh giá, xếp loại nhân viên được tiến hành thường xuyên, định kì, theo quy củ, từ đó tạo ra động lực để thúc đẩy nhân viên cố gắng khắc phục các khó khăn trong công tác, hoàn thành tốt hơn nữa các nhiệm vụ được giao; đồng thời giúp lãnh đạo cơ quan nhận thấy những nhân tố còn yếu kém để phê bình, nhắc nhở, những nhân tố tốt để kịp thời động viên, tuyên dương.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc còn góp phần cung cấp thông tin khách quan, minh bạch, nâng cao tính dân chủ trong hoạt động của cơ quan. Các thành viên đều được cấp quyền truy cập, sử dụng phần mềm và cung cấp, khai thác thông tin theo quyền được phân một cách hợp lý. Thông tin sau khi được lãnh đạo cơ quan duyệt sẽ hiển thị công khai và tự động gửi vào hệ thống email của cơ quan, giúp mọi cá nhân đều có thể nắm bắt thông tin trong quá trình làm việc. Với khả năng cho phép truy cập, tra cứu dữ liệu tiện lợi và chức năng cho xuất dữ liệu linh hoạt sang file hoặc email, không cần phải in ấn nhiều như trước đây, do đó đã tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí in ấn, giấy mực của cơ quan.

Với những hiệu quả thiết thực như trên, phần mềm quản lý công việc có thể áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị góp phần tích cực ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý, điều hành, từng bước hiện đại hóa, tin học hóa các quy trình công tác, nâng cao hiệu quả công việc.

Q.T